Vi vill gärna tro att vi är hypereffektiva när vi svarar på fyra mail samtidigt och läser igenom underlaget för morgondagens möte i samma veva. Någonstans tror vi också att det förväntas av oss. Att inte kunna hantera flera uppgifter eller behöva säga nej för att du har ditt fokus på något annat tar emot och kan upplevas precis motsatt – att du är lat, långsam eller improduktiv.
Medan du tycker att du är effektiv som gör många saker samtidigt har mängder av studier visat precis motsatsen: multitasking påverkar prestationen negativt. Det resulterar i att vi genomför uppgifter med mindre fokus, sämre kvalitet och har lättare för att missa saker på vägen. Det är kontraproduktivt och kan leda till att en uppgift tar upp till tre gånger så lång tid att utföra.
En sak i taget med unitasking
Istället har forskning visat att unitasking är nyckeln till effektivt och framgångsrikt resultat och det bästa sättet för produktivitet. Att unitaska innebär att du tar dig an en uppgift i taget med dedikation och fullt fokus – du ägnar den tid du har avsatt för uppgiften till just det och inget annat. Det innebär inte bara att vi blir mer produktiva och fokuserade utan också att vi gör färre misstag och ökar vår kreativitet.
Det har även visats att unitaskare har en bättre förmåga att kunna byta från en uppgift till en annan. Andra fördelar är att du avslutar dina uppgifter snabbare och med högre kvalitet, du hanterar stress bättre tack vare att du inte släpper igenom distraktioner och stressmoment samt blir bättre på att kontrollera ditt minne.
Hjärnan på högvarv
Varje gång du byter uppgift måste nämligen hjärnan ställa om sitt fokus. Det tar i snitt 20-25 minuter och gäller alltså varje gång du skiftar mellan en uppgift till en annan – oavsett om det handlar om att svara på kollegans snabba fråga eller skicka det där mailet i farten. Det blir många nya uppstarter för din hjärna som under en multitaskande arbetsdag kan kosta dig väldigt mycket tid. Förmågan att kunna fokusera har dessutom blivit extra viktigt i en tid där vi hela tiden bombarderas av ny information, störningsmoment och tiotusentals intryck varje sekund.
I en tidigare artikel skrev vi att multitasking inte längre är något att stoltsera med i din jobbansökan. Arbetsgivare efterfrågar i större utsträckning personer med förmågan att kunna fokusera på en sak i taget. Tillåt dig själv att stänga av, säga nej, fokusera och dedikera. Vi tror att du kommer kunna se resultat, även om det känns ovant i början. Här delar vi med oss av några enkla steg för att komma igång med unitaskning!
Börja unitaska – så kommer du igång
- Planera och prioritera. Börja varje dag (eller allra helst – dagen innan) med att skaffa dig en tydlig bild över vad som behöver göras. Gå igenom schemat för dagen – möten, deadlines, egna uppgifter – och prioritera vad som är viktigast.
- Schemalägg och dedikera. Bestäm hur mycket tid du behöver för varje uppgift eller förberedelse och avsett dedikerad tid för detta. På den här avsatta tiden fokuserar du på den uppgiften och inget annat. Givetvis kan det dyka upp saker som inte går att planera i förväg så lämna också utrymme för det.
- Stäng av, stäng ner, stäng in. När det är dags att arbeta dedikerat måste du våga motstå distraktioner och ovanor. Stäng av pushnotiser, bort med alla onödiga flikar, post-its och pappershögar, signalera till omvärlden att du vill sitta ostörd och försök bibehålla fokus så länge du har avsatt tid för det.
- Svårt att få till? Att planera in sin dag i tidsbestämda block och arbeta med en uppgift i taget kan kännas som en omöjlighet. Börja i så fall med en unitasking-dag i veckan med målet att kunna fokusera helt på enstaka uppgifter, var för sig. När du får in rutinen och (förhoppningvis) ser det positiva resultatet blir det enklare att applicera arbetssättet i sin helhet.