Digital onboarding – så lyckas du!

En engagerande onboarding-process lägger grunden för medarbetarresan och är viktigt för att din nya medarbetare ska känna sig välkomnad på arbetsplatsen. Men hur skapar du en lyckad introduktion när fysiska möten lyser med sin frånvaro? Vi vet att börja ett nytt jobb helt på distans kan vara en utmaning - såväl för dig som chef som för din nya medarbetare. Här delar vi med oss av våra bästa tips på hur du lyckas med din digitala onboarding!

digital-onboarding-amendo

Första dagen

Pre-boarding
Pre-boarding har blivit allt vanligare och är en viktig del i onboarding-processen, framförallt vid distansarbete. Genom att skicka ut onboardingmaterial redan innan första arbetsdagen, där du bland annat informerar din nya medarbetare om vilka verktyg och kanaler som används inom organisationen, skapar du engagemang och trygghet hos din nyanställda. Det skapar även utrymme för återkoppling om det skulle uppstå frågor eller funderingar.

Digitalt uppstartsmöte med dig som chef
Inled första dagen med ett videomöte med dig som chef där du går igenom rutiner, verktyg och system samt vad din nya medarbetare ska fokusera på de närmaste dagarna. Zoom, Teams och Skype är bra och lättnavigerad verktyg för ett videomöte.

  • Gå igenom första veckan, lyft frågor och eventuella utmaningar. Berätta om era rutiner, avstämningar, digitala fikor och andra fasta punkter som medarbetaren behöver känna till.
  • Ge medarbetaren en tydlig uppgift som går att arbeta med på egen hand under de första dagarna.
  • Se till att medarbetaren har tillgång till intranät, relevanta system och dokument och uppmuntra till att bekanta sig med dessa under dagen.

Heja på teamet
På en fysisk arbetsplats är det naturligt att man som nyanställd hälsas välkommen och introduceras för sina nya medarbetare och kollegor. Vid distansarbete är det inte lika självklart att det avsätts tid för ett digitalt välkomnande. Här har du som chef ansvar att bjuda in till ett teammöte där ni får möjlighet att byta några välkomnande ord, få ett ansikte på varandra och låta medarbetarna berätta vad deras roll och ansvar är och vad de jobbar med just nu.

Tilldela en mentor
Det kan kännas svårare än vanligt för din nya medarbetare att få svar på frågor när ni arbetar på distans – det finns inte heller någon kollega vid skrivbordet intill att bolla tankar och funderingar med. Utse därför en mentor till din nya medarbetare. Mentorn kan vara en chef – med det kan också vara en kollega. Se till att mentorn har ett ansvar i att ringa den nya medarbetaren ett par gånger under första veckan, finnas tillgänglig och vara allmänt hjälpsam.

Första veckan

Tilldela första projektet
Tilldela medarbetaren sitt första projekt eller ansvarsområde och se till att förutsättningarna finns på plats. Vilka personer behöver medarbetaren interagera med – och har den nyanställda fått kontaktuppgifter till dessa? Var finns handböcker och material samt vilka system behövs? Klargör frågetecken och förväntningar innan medarbetaren sätter igång med projektet.

Boka in möte med HR
Sätt upp ett möte med HR för att se till att pappersarbetet är komplett, att medarbetaren har koll på förmåner, rutiner, policies och hur han eller hon rapporterar sin tid.

Uppmuntra till inspiration och utveckling
Uppmuntra till att medarbetaren håller sig uppdaterad, söker information och inspiration på egen hand och kontinuerligt strävar efter att utveckla sig själv. Genom att dela tips, länkar, portaler, kunskapsplattformar och omvärldshändelser lägger du grunden för nyfikenhet och vikten av att hålla sig uppdaterad.

Digital fika med teamet
Socialiseringen är en av de viktigaste delarna av onboardingen. När fysiska möten lyser med sin frånvaro kan det vara svårt för din medarbetare att hitta tillfälle att lära känna kollegor – det är därför viktigt att du som chef hittar nya vägar för socialisering, småprat och för din nya medarbetare att känna sig sedd. Boka redan i mitten av första veckan in en digital fika med teamet där ni har möjlighet att lära känna varandra närmre.

Stäm av!
När första veckan börjar närma sig sitt slut är det dags för en avstämning. Sätt av tid, boka videomöte och följ upp hur veckan har gått: vilka utmaningar och hinder medarbetaren har stött på, vad som har givit energi (och slukat energi) samt spontana reflektioner och tankar. Avsluta avstämningen med att gå igenom kommande vecka och schema för måndagen.

Första månaden

Regelbundna teammöten
Se till att medarbetaren regelbundet blir inbokad på möten och digitala fikor med teammedlemmar. På så sätt får medarbetaren möjlighet att inte bara lära känna teamet – utan även utbyta erfarenheter och skapa sig en förståelse för ansvarsområden och processer.

Stående avstämningar
Se till att du varje vecka har minst en längre avstämning med din nya medarbetare för att gå igenom förväntningar, framsteg, svårigheter, funderingar och för att ge feedback på deadlines. Att ge feedback tidigt och ofta i onboardingen gör att din nya medarbetare kommer in i arbetet snabbare – dessutom har feedback visats spela en stor roll för relationen chef och medarbetare. Obs! Fokusera alltid på vad medarbetaren kan förbättra och inte på vad han eller hon har gjort fel.

Gå igenom långsiktiga mål och utvecklingsplan
Under första månaden bör medarbetaren få en mer långsiktig bild av arbetet. Vilka kommande projekt ligger framåt, vilka mål har företaget, avdelningen och medarbetaren, hur ser utvecklingsplanen ut? Se till att gå igenom detta strukturerat och låt medarbetaren själv komma med input och tankar.

 

Står du inför att rekrytera en ny medarbetare på distans? Ladda ner vår guide på hur du lyckas med din digitala onboarding – fullmatad med tips på hur du ger din nya medarbetare bästa möjliga introduktion!