Om det är något pandemin har visat oss så är det hur effektivt och smidigt distansarbetet är. Men samtidigt som vi uppskattar hemmakontorets effektivitet är det många som längtar efter en återgång till de fysiska kontoren. En undersökning framtagen av Netigate visar att 7 av 10 svenskar föredrar ett flexibelt arbetsliv efter pandemin, med arbetstider på såväl det fysiska kontoret som på hemmaplan. Det ställer krav på både arbetsgivare och ledare att anpassa organisationen och ställa om till en mer flexibel arbetsmiljö. Här delar vi med oss av våra bästa tips på hur du går tillväga.
Riktlinjer, rutiner och arbetsschema
Börja planera din organisations återgång till kontoret i god tid, utifrån rådande myndighetsrekommendationer. Att säkra en hälsosam och trygg arbetsmiljö är nämligen inget som sker över en natt. Det kräver en successiv återgång med tydliga riktlinjer från dig som arbetsgivare. Hur ställer ni er till externt besök på arbetsplatsen, och vad gäller vid utnyttjandet av mötesrum och andra gemensamma utrymmen? Som arbetsgivare är det ditt ansvar att se till att det finns strukturer, processer och rutiner för dina medarbetare att följa.
Vidare bör du fundera på ifall samtliga medarbetare ska komma tillbaka samtidigt – eller om en mjuk stegvis upptrappning passar bättre för din organisation. Om verksamheten består av många anställda bör du lägga upp ett arbetsschema för när respektive avdelning eller grupp ska befinna sig på arbetsplatsen. Utgå från myndigheternas rekommendationer och börja med att schemalägga en eller två dagar i veckan – för att sedan utöka antalet dagar utifrån såväl smittläget som dina anställdas önskemål och behov.
Psst! Kreativa arbetsuppgifter passar bättre för kontoret – och arbetsuppgifter som kräver hög koncentrationsnivå lämpar sig bättre vid hemarbete.
Har du nya medarbetare på väg in i organisationen? Undersökningar visar att nyanställda föredrar en onboarding på plats, snarare än en digital introduktion. Frigör därför utrymme i arbetsschemat för dina nya medarbetare att infinna sig på kontoret. På så sätt möjliggör du även för dina nyanställda att snabbare lära känna kollegor, bekanta sig med arbetsplatsen och få tillgång till arbetsredskap.
De digitala rutinerna minst lika viktiga
Likväl som det är viktigt att skapa rutiner och riktlinjer på arbetsplatsen är det att tydliggöra de digitala rutinerna. Vad gäller vid organisationsgemensamma möten där hälften av personalstyrkan arbetar hemifrån, och hälften på kontoret? Hur ofta ska ni ha möten teamet emellan – och hur frekvent behöver du som ledare boka in individuella avstämningar med dina medarbetare som arbetar på distans? Tydliga riktlinjer, rutiner och kommunikation är om möjligt ännu mer viktigt vid distansarbete.
Kommunicera och utvärdera
På tal om kommunikation, i det nya flexibla arbetslivet är det viktigt att du som ledare fortsätter att vara närvarande och inkluderar dina medarbetare i diskussionen. Oavsett om det berör nya anställda, ändrade rutiner eller framtida organisationsförändringar är det viktigt att dina medarbetare blir informerade – oavsett var de befinner sig. Det är lätt att glömma bort att känslor såsom stress, isolering och oro fortfarande kan leva kvar hos dina medarbetare trots att ni sakta men säkert har börjat återgå till det nya normala. De korta dagliga mötena, digitalt eller fysiskt, kan betyda mycket – och generera energi och tillhörighet.
Att samla in feedback från dina medarbetare om vad som fungerar bra, mindre bra, vad som behöver utvecklas samt vilken stöttning de behöver från dig som ledare är a och o för ett lyckat samarbete i det nya flexibla arbetslivet.
Var tillgänglig för frågor
Slutligen, om dina medarbetare hör av sig med frågor – försök att återkoppla så snart som möjligt. För även dialoger med dina medarbetare om deras behov, önskemål och farhågor. Vi reagerar alla olika på olika situationer, och vad som kan upplevas som jobbigt för en person kan upplevas som helt normalt av en annan.
Så säkrar du din organisation för framtidens flexibla arbetsliv
- Kommunicera i god tid hur organisationen förhåller sig till hemarbete och vad som kommer att gälla efter pandemin. Vilka och hur många dagar förväntas ni vara på kontoret, ska alla medarbetare komma tillbaka samtidigt, hur kommer kontoret anpassas för att hålla avstånd till kollegor? Ju tydligare kommunikation desto färre frågetecken.
- Se över rutiner. Vilka rutiner gäller på arbetsplatsen – och vilka digitala rutiner kan ni fortsätta med respektive utveckla? Säkerställ dessa och andra riktlinjer innan återgång till arbetsplasten.
- Säkerställ det praktiska! Under pandemin är det många arbetsgivare som har erbjudit sina anställda att ta hem kontors- och arbetsredskap. Är detta tillräckligt för en hälsosam arbetsmiljö på hemmaplan – eller är det något som behöver kompletteras? Stäm av med dina medarbetare om hur deras arbetssituation ser ut.
- Utvärdering och feedback är minst lika viktigt som själva utförandet. Stäm av med dina medarbetare om vad som fungerar bra, vad som fungerar mindre bra och vad som behöver utvecklas. Säkerställ även att dina medarbetare får den stöttning de behöver från dig som ledare.