Varför använda AI på jobbet?
I takt med en allt mer snabbrörlig och föränderlig omvärld och AI som en naturlig integration i allt fler branscher, har även kompetens inom artificiell intelligens kommit att bli en avgörande konkurrensfaktor. Likaså att göra AI som en naturlig del av vardagen. Genom att automatisera repetitiva arbetsuppgifter kan vi lägga mer tid på värdeskapande aktiviteter, fatta mer välgrundade och datadrivna beslut samt arbeta mer effektivt.
Det fina? Du behöver inte kunna allt från början, det viktigaste är att du är nyfiken på AI. Klicka runt, experimentera och börja i liten skala. Det handlar helt enkelt om att jobba smartare – inte hårdare.
Kom igång med ChatGPT – och få ut mer med rätt prompt
Ett av de mest tillgängliga och omtalade AI-verktygen är ChatGPT. Du kan använda det för att bland annat:
- Skriva ett första utkast på en text.
- Få hjälp att strukturera en presentation.
- Generera rubriker, idéer eller innehållsförslag.
- Öva på svåra samtal eller förbereda dig inför ett möte.
För att få ett riktigt bra svar är det viktigt att du formulerar din fråga så utförligt som möjligt. Det kallas promptteknik och är en färdighet i sig. Låt oss djupdyka ytterligare.
Tre enkla prompttips
- Var tydlig: Specificera vad du vill ha och vad du inte vill ha.
- Ge kontext: Berätta vem du och målgruppen är samt vad du vill uppnå.
- Testa och följ upp: Prova olika formuleringar och be om förbättringar.
Din snabba promptmall – så får du bättre svar från AI
När du skriver till en AI som ChatGPT, använd den här mallen för att guida din fråga.
Roll / Vem du är
“Jag arbetar som [roll] på [typ av företag].”
Syfte / Vad du vill uppnå
“Jag behöver hjälp att [uppgift eller mål].”
Målgrupp / Vem du skriver till
“Materialet ska rikta sig till [målgrupp].”
Format / Hur du vill få svaret
“Jag vill ha det i form av [punktlista, rubriker, e-postutkast, manus, textutkast osv.].”
Ton / Stil du är ute efter
“Tonaliteten ska vara [professionell, peppig, lättsam, förklarande, koncis osv.].”
Begränsningar / Vad du inte vill ha
“Undvik att använda [klyschor, tekniska termer, formella fraser osv.].”
Såhär kan det se ut i praktiken:
“Skriv ett kort, vänligt och professionellt mail till en kollega som jag vill tacka för en lyckad workshop. Mejlet ska vara max 100 ord och inte låta för formellt.”
AI gillar artighet
AI tenderar att ge bättre svar när du formulerar dig artigt och tydligt. I en artikel från The Times framgår att hövlig ton ofta resulterar i mer nyanserade och hjälpsamma svar. Även MindsDB menar att AI lär sig av vår ton och belönar tydlighet samt respekt. Enligt Lifewire visar undersökningar att kvinnor oftare använder artigt språk, vilket kan förklara varför de ibland får bättre respons.
Transkribering och sammanfattning
Är du trött på att fråga vem som tar anteckningar under mötet? Då är AI din nya bästa kollega. Med verktyg som Otter.ai, Fireflies.ai eller NotebookLM kan du bland annat spela in möten, få automatisk transkribering, generera sammanfattningar och extrahera viktiga beslut samt uppgifter. Det sparar tid, minskar risken för missförstånd och gör det enklare att följa upp mötet efteråt – särskilt i komplexa projekt eller snabba mötesserier. För dig som leder många möten, jobbar i flera team eller ansvarar för dokumentation kan det här spara timmar varje vecka.
Så gör du
1. Logga in eller skapa ett konto på till exempel otter.ai.
2. Starta en inspelning direkt via din dator eller app.
3. När mötet är klart får du automatiskt en transkribering som du sedan kan be AI:n att sammanfatta med ett klick.
Tips! Både Otter och Fireflies har gratisnivåer som räcker långt för dig som bara vill börja testa. Perfekt för dig som vill vara närvarande i samtalet och ändå ha allt dokumenterat efteråt.
Design, mail och dokument: AI där du inte trodde det fanns
AI dyker också upp i fler kreativa och administrativa verktyg. Testa till exempel att be AI om en alternativ formulering när du kör fast eller låt den skapa en första skiss på en Power Point. Här kommer några förslag på verktyg du kan börja med.
Verktyg för skrivande och text
Grammarly använder AI för att förbättra språket, tonaliteten och tydligheten i dina texter. Den föreslår till och med omskrivningar baserat på målgrupp eller syfte.
Google Workspace har inbyggda AI-funktioner i till exempel Gmail och Google Docs som hjälper dig att bland annat skriva klart meningar.
Microsoft 365 Copilot fungerar som en assistent i Word, Excel och Outlook och kan hjälpa dig att skriva rapporter, summera mailtrådar eller skapa tabeller utifrån data.
Verktyg för idéer och design
Canva har AI-funktioner som “Magic Write” för att skapa rubriker, texter och designidéer direkt i dina presentationer eller sociala medier-inlägg.
Adobe Firefly låter dig skapa bilder och grafik med textprompter – perfekt för nyhetsbrev, kampanjer eller idévisualisering.
AI och ansvar
Var hamnar datan, vad händer om jag klistrar in känslig information och vem äger innehållet som AI:n genererar? Det är helt rimliga frågor, särskilt när du använder AI på jobbet. Låt oss ta en närmare titt.
Vad gäller egentligen?
När du använder AI-verktyg som ChatGPT eller Microsoft Copilot skickas din information till leverantörens servrar för att kunna generera svar. Det betyder däremot inte att innehållet delas med andra och i många fall kan du själv justera hur informationen får användas.
I betalversioner (som ChatGPT Plus) kan du stänga av att din chatt används för att träna modellen. Och i företagslösningar, som ChatGPT Enterprise eller Microsoft Copilot, lagras data oftast lokalt eller i en skyddad miljö med hög säkerhetsnivå. Använder du en publik AI-tjänst utan inlogg eller kontroll över sekretessinställningar? Då är det bäst att du undviker att dela känslig information helt och hållet.
Det här kan du känna dig trygg med
- Att använda AI till öppna och kreativa uppgifter som rubriker, textstruktur, mejlutkast, designidéer eller brainstorming.
- Att testa dig fram med frågor där du inte behöver dela interna detaljer eller personuppgifter.
Det här bör du vara försiktig med
- Undvik att dela personuppgifter, interna strategier eller konfidentiella dokument om du inte vet hur datan hanteras.
- Granska alltid AI-genererat innehåll innan du använder det skarpt – det är du som ansvarar för resultatet.
Etiska frågor är också en viktig del av AI-användningen. Tänk på att allt som skapas inte är neutralt, AI modelleras utifrån data som kan innehålla både bias och stereotyper. Fundera gärna över vad du låter AI:n föreslå och vilka perspektiv som saknas. Det handlar om att använda tekniken klokt, med både hjärta och hjärna.
Kort sagt, AI är en fantastisk kollega men precis som med en ny praktikant behöver du ibland vägleda, sätta ramar och tänka ett steg längre.
PS. Vill du läsa mer om hur EU:s nya AI-lag påverkar användningen av AI i arbetslivet? Här kan du läsa mer om AI Act.
Så kommer du igång – 3 enkla steg
- Välj ett område där du ofta fastnar. Till exempel möten, mejl eller presentationer.
- Testa ett verktyg – och börja smått.
- Reflektera. Blev det lättare, snabbare, bättre? Bygg vidare därifrån.
Vill du veta mer om hur du kan använda AI i ditt arbete, eller har andra insikter och erfarenheter du vill dela med dig av? Hör av dig till oss på info@amendo.se så pratar vi vidare.