Personlig effektivitet – så blir du vinnare över din egen tid

Vad innebär personlig effektivitet och hur kan du frigöra tid för en mer effektiv, strukturerad och energifylld vardag? Sara Olén har arbetat med verksamhetsutveckling i över 20 år och jobbar idag som partner och effektivitetskonsult på Petra Brask & Partners. Här berättar hon om hur du tar kontroll över din tid och frigör vardagliga minuter.

Vad är effektivitet? Många blandar ihop begreppet med produktivitet, men medan produktivitet avser förhållandet mellan resurser och produktionsresultat är effektivitet när du når ett önskat resultat med minsta möjliga motstånd. Sara Olén, effektivitetskonsult på Petra Brask & Partners, menar att hur du förvaltar din tid och hur väl uppmärksam du är över de värsta tidstjuvarna är avgörande för en effektiv vardag.

Ta makten över din tid

Vem bestämmer över din tid? Är det dina kollegor, din chef, din familj eller samhällets förväntningar? Nej, den som bestämmer över din tid är du själv.  

– Det är bara du själv som bestämmer över din tid, eftersom det bara är du som kan förvalta dina 24 timmar. Men det kommer alltid att finnas olika intressenter som påverkar dig och din tid, säger Sara Olén.

Tekniken och uppskattningen av tid är våra två största utmaningar. I takt med teknikens utveckling har flödet av information blivit enormt, och idag får vi lika mycket information när vi läser en dagstidning som en person på 1700-talet fick under hela sin livstid. Trots den stora mängd information förväntas flödet att öka med hela 25 procent – varje år!

Känner du ibland att tiden inte räcker till? Du är inte ensam. Majoriteten av oss känner att dygnets 24 timmar är svåra att få ihop. Anledningen är för att människan har en tendens att vara tidsoptimister och tidspessimister – men allt för sällan tidsrealister. Problemet är dock inte för lite tid. Det handlar snarare om vad vi försöker stoppa in under dygnet, veckan, månaden. 

– Även om vi skulle ha ett dygn på 28 timmar skulle det inte ge oss mer tid. Vi skulle bara fylla denna tid med mer saker att göra, säger Sara Olén. 

Att mäta din tid är ett bra sätt att göra dig uppmärksam på vad du lägger din tid på, vad det tillför för värde och du kan planera din vardag därefter. 

Identifiera dina tidstjuvar

Att identifiera dina tidstjuvar är ett första steg mot en mer strukturerad och effektiv vardag. Sara Olén har sammanställt de fem vanligaste:

  • Svårt att säga nej
  • För noggrann 
  • Dålig struktur 
  • För många (och för långdragna) möten
  • Oklara beslut

Möten hit och möten dit – tillslut har man möten om vad man ska ha möten om! Känner du igen dig? Troligtvis. För många eller för långa möten är nämligen en av de största tidstjuvarna idag. Även om de flesta av oss vet hur ett möte ska gå till, går de ändå i många fall inte till som de borde.

– När du blir kallad till ett möte, fundera över om du faktiskt måste vara med på mötet eller om du kan ta del av informationen vid ett senare tillfälle. Fundera även om det är ett beslutsfattande möte eller arbetsmöte. Att ha en tydlig agenda, struktur samt start- och sluttid är viktigt för att du och de andra deltagarna ska vara så effektiva som möjligt, säger Sara Olén. 

Läs också 9 tips för mer effektiva möten.

Människan tar upp till 10.000 beslut, stora som små, varje dag. Oavsett om det handlar om vad du ska göra, inte göra eller göra för andra behöver du fatta beslut och allra helst – skriva in det i kalendern! Sannolikheten för att du faktiskt genomför en uppgift är som störst när situationen och uppgiften är så väl beskriven och planerad att du (i bilder) kan se dig själv genomföra den. 

Se till att du säger ja till rätt saker och att den du säger nej till inte alltid är dig själv.

Undvik avbrott

Att bli avbruten är en av människans stora stressorer, med all rätt! Var tredje till var åttonde minut blir en tjänsteman avbruten idag. Det tar 7 – 30 minuter för oss att komma tillbaka efter ett avbrott. Därför är det viktigt att du, när du behöver göra en viktig uppgift, inte låter dig distraheras. Sätt telefonen på flight mode, låt bli att kolla mailkorgen och sätt dig i ett rum där du inte kan komma att störas av kollegor. Att ha möten med dig själv är minst lika viktigt som att ha möten med andra.

Att dela upp vår tid i olika zoner hjälper oss att ta kontroll över vårt ägandeskap och när vi kan låtas bli störda eller ej. 

– Vi måste berätta för vår hjärna när vi befinner oss i fritidszonen, jobbzonen och sovzonen. Jobbzonen kan i sin tur delas upp i två zoner. Fokuszonen då vi behöver sitta själva och fokusera, och engagemangszonen då vi är tillgängliga och kan låtas störas av kollegor, säger Sara Olén.

Förhalning – konsten att skjuta upp 

Varför gör vi då saker nu, och varför gör vi saker sen? Sara Olén har identifierat de vanligaste karaktärsdragen.

– Vi gör saker nu för att det är enkelt, tycker det är roligt eller för att uppgiften går snabbt. Vi skjuter på uppgifter för att det är svårt, tidskrävande, tråkigt, komplext eller framförallt otydligt, säger Sara Olén. 

Hela 95 procent av världens befolkning har en tendens att skjuta upp saker ibland. Vilket är en markant ökning jämfört med tidigare. Anledningen till människans ökade förhalningsbeteende beror på att vi har mer flexibelt arbete, frihet under ansvar och större möjligheter att undvika tråkiga uppgifter. För att bryta beteendet krävs rätt inställning och fokus. 

– Fundera inte så mycket, gör det bara! Ta tag din surdegspadda innan du blir avbruten eller får andra tankar på vad du skulle kunna göra istället, säger Sara Olén.

The power of the morning hour

Oavsett om du är kvällsmänniska eller morgonmänniska bör uppgifter som kräver hög koncentration göras under förmiddagen. Då är hjärnan som mest utvilad, mottaglig för insikter och öppen för din kreativitet – och du har lättare för att fokusera! Förmiddagen bör även vara den tid då du prioriterar dina egna arbetsuppgifter – inte andras. 

Kom igång med din egen att göra-lista och om möjligt, prioritera ner andras önskelistor.

Förutsättningar för en bra dag

När du kommer: Börja med det viktigaste och bocka av.

Före lunch: Koncentrationsarbete när hjärnan jobbar som bäst.

Efter lunch: Lättare uppgifter när hjärnan är mindre produktiv, exempelvis möten.

Innan du går hem: Skriv ner uppgifter som inte blev gjorda, lämna ett rent skrivbord med ett rent samvete samt lämna jobbet på jobbet.

Saras bästa tips för att frigöra tid och energi i vardagen:

  • Gå från tanke till handling: Människan har i genomsnitt 65.000 tankar varje dag. För att en tanke ska bli av måste den därför planeras och bokas in i kalendern.
  • Kolla mailen när det verkligen behövs: Det är vanligt att vi kollar mailen så fort vi ser att ett nytt mail ramlar in. Begränsa detta och försök att kolla mailen då det verkligen behövs, max 3-4 gånger per dag. 
  • Prioritera: Prioritera det som tillför värde och börja med det viktigaste först. 
  • Säg nej och välj bort: Öva på att säga nej, och hur du säger nej. Att säga nej till uppgifter ska vara lika naturligt som att fråga kollegan om du får låna en penna.  
  • Planera: Så fort du har fattat ett beslut eller ska ha ett möte, boka in detta i kalendern med både start- och sluttid. Om du inte lägger in en starttid riskerar sluttiden att bli tiden då uppgiften påbörjas. 
  • Skapa rutiner: Allt som görs till en rutin tar väldigt lite energi för hjärnan att hantera. Vet du med dig att du har återkommande uppgifter varje vecka? Se till att de görs vid samma tidpunkt.
  • Avsluta: Går uppgiften att avsluta med en gång? Gör det! Det finns ingen anledning att förhala.   

 

Läs mer om Petra Brask & Partners på www.petrabrask.se – där hittar du fler tips och inspiration kring din tid och personlig effektivitet.