Under förändringar inom en organisation ställs ofta kommunikationen på sin spets. Oavsett om förändringarna är positiva eller negativa kan de skapa både oro och många frågetecken bland medarbetarna.
– I vårt fall började förändringsprocessen med att jag som nytillträdd vd satte mig in i Länsförsäkringars övergripande mål och strategier. Därefter kunde jag konstatera att vi behövde förändra organisationen och verksamhetsstyrningen för att kunna leverera ett resultat som var i enlighet med de uppsatta målen, berättar Susanne Petersson, vd på Länsförsäkringar Skåne.
Det var startskottet för Länsförsäkringars resa mot att ta fram en helt ny organisation och verksamhetsstyrning. Det innebar också många förändringar internt och ett gediget kommunikationsarbete.
– Det viktigaste är att alla förstår vad som är målet. Annars är det lätt att fastna i fel sakfrågor. Att göra målet logiskt och begripligt för medarbetarna är a och o för att det ska gå att genomföra på ett bra sätt, säger Susanne Petersson.
Alla är olika
Att ha ett tydligt mål kanske kan låta enkelt, men hur man får alla att ta det till sig är en utmaning eftersom människor är olika och också bearbetar information på olika sätt.
– Man behöver hitta en bra mix av kanaler och material för att nå ut till alla. Vissa behöver exempelvis se eller höra, andra behöver få läsa. Det måste man ta hänsyn till. Det handlar också om att komma så långt ut i organisationen som möjligt för att nå var och en av medarbetarna, säger Susanne Petersson.
Ingen självklarhet
Både energi och fokus flyttas från den vanliga verksamheten under förändringsperioder och organisationen tappar ofta fart. Som ledare handlar det om att försöka minimera energitappet så mycket som möjligt.
– Bra kommunikation innebär inte att man ska informera om allt, snarare välja ut sådant som verkligen är relevant. Det är lätt att glömma att alla inte är lika involverade och har fått samma information som man själv har. Medarbetarna behöver få både tid och möjlighet att förstå. För mig som redan arbetat med det i två månader har allt hunnit bli så självklart, berättar Susanne Petersson.
Trygg som chef
Som mellanchef kan det vara särskilt utmanande när beslut kommer uppifrån och man behöver kunna bemöta alla frågetecken från sina medarbetare på ett bra sätt.
– Första steget är att förstå förändringen, annars kan man börja slira på frågor och utstråla osäkerhet. Om du känner dig trygg och har målbilden klart för dig kan du lättare koppla alla ”varför” till slutmålet och peka på sakfrågan. Där krävs det också att man har fått den information man behöver för att kunna föra den vidare på ett bra sätt, säger Susanne Petersson.
Målbilden viktigast
Det är viktigt att hela organisationen är engagerad och vet vad som händer. Att hela tiden återkoppla till målet är också något som Susanne återkommer till.
– Det vanligaste misstaget är att tro att alla har samma bild som du själv och att överskatta hur mycket information som faktiskt når fram till medarbetarna. Det är lätt att tänka att man redan kommunicerat ut saker och inte behöver göra det igen. Man behöver kommunicera ut det flera gånger om, på flera olika sätt, avslutar Susanne Petersson.