Skippa alla onödiga möten
Det främsta sättet för att ha en effektiv möteskultur är att bara hålla möten som verkligen är nödvändiga. En tumregel är att bara ha möten om det finns ett beslut ni ska ta tillsammans – om mötet bara syftar till att delge information kan man ta det över mail eller telefon istället.
Tydligt syfte och agenda
Det här är kanske det mest klassiska tipset, men också det allra viktigaste. Med ett tydligt upplägg för mötet är det lättare att se till att varje minut görs värdefull. Skicka ut agendan i tid, skriv gärna in den redan i mötesbokningen, så att deltagarna kan förbereda sig. Skriv mötets huvudsakliga syfte längst upp – det är det som ska vara löst när ni lämnar mötesrummet. Om alla har syftet klart för sig är det också enklare för dig som mötesledare att ta kommando och styra samtalet åt rätt håll.
Skala av en kvart
I många möten är det mycket tid som bara går åt till att småprata och även om det kan vara trevligt är det inte det bästa sättet att skapa effektivare möten. Testa att korta ner tiden nästa gång, boka in 45 minuter istället för en timme. Börja med de viktigaste punkterna på agendan och ta det sista över mail om ni inte hinner med allt. Lite tidspress skapar ofta mer effektivitet.
Skapa en positiv stämning
Många upplever att det lätt blir en negativ stämning på möten där mycket problem och utmaningar lyfts fram. Se till att börja mötet på rätt sätt för att vända deltagarnas inställning åt ett mer positivt håll. I en positiv runda får alla börja med att säga något roligt som hänt på jobbet på sistone, på så vis lyfts också saker som kanske inte når ut till alla annars.
Pausa
Forskning har visat att 40 minuter är det längsta vi kan fokusera på en sak, efter det börjar vi zooma ut och kanske tänka på vad vi ska äta till middag och hur vädret blir i helgen. Trots det är det många möten som bara pågår och pågår och pågår. Ta en paus efter 40 minuter och släpp in lite frisk luft så har du kanske lite fler aktiva deltagare mot slutet också.
”Parkera” frågor
Ofta under möten kommer det upp frågor som visar sig vara väldigt viktiga att diskutera och blir till långa sidospår. Här är det viktigt att som mötesledare vara bestämd och tänka på tiden som går. Var snabb med att fånga upp de där frågorna som behöver ta lite mer plats och boka in ett nytt möte för dem, så att ni kan fortsätta med agendan och hinna med allt som ska hinnas med.
Titta i telefonen – punkten
Är agendan lång? Då kanske det blir svårt för dina deltagare att hålla fingrarna från mobilen och mailkorgen. Lösningen är enkel – istället för att låta det pågå konstant, lägg in en ”titta i telefonen”-punkt. På så vis vet deltagarna att de snart kommer få tid att se och svara på det mest akuta och kan förhoppningsvis hålla sig borta från skärmarna resten av tiden.
Promenadmöten
Har ni ett problem som måste lösas men inte känner att energin är rätt i det tråkiga konferensrummet? Om man bara är två eller tre stycken har promenadmöten visat sig vara väldigt effektiva! Fördelarna är många: när man rör på sig blir blodflödet till hjärnan bättre vilket gynnar problemlösningen, frisk luft är väldigt positivt ur ett friskvårdsperspektiv och dessutom kan det vara enklare att sätta en tydlig tidsram för mötet då promenaden oundvikligen tar slut när ni är tillbaka på kontoret. Avsluta med tio minuter då ni sammanfattar allt ni pratat om så slipper ni promenad-anteckna.
Vem, när, hur?
Avsluta varje möte med en tydlig sammanfattning kring hur ni går vidare. Vem gör vad? När görs det? Hur görs det? Boka in ett uppföljande möte direkt så att alla vet tidsramen och får en tydlig känsla av framåtrörelse.
Vill du läsa mer om hur du som chef kan skapa en mer sund och attraktiv arbetsplats för dina medarbetare? Läs också Vad kännetecknar en bra ledare?