5 tips för att arbeta på distans

Att arbeta på kontor är inte längre lika självklart som det en gång varit. I den rådande situationen är det många företag som redan har ställt om till distans- och hemmajobb. Den moderna tekniken, flexibla arbetssätt och ansvar under frihet ger oss bra förutsättningar för att lyckas. Har du hamnat i en situation då det är nödvändigt att arbeta på distans? Här delar vi med oss av våra bästa tips på hur du får en fungerande jobbvardag.

Skapa en separat arbetsplats 

När du jobbar hemma har du större frihet att sitta lite var som helst och arbeta. Matbordet, soffan och sängen kan ses som potentiella arbetsplatser – framförallt om du arbetar på en laptop. Bestäm vad som ska vara din arbetsplats för dagen och gör det till ditt hemmakontor. Men tänk efter en extra gång innan du sjunker ner bekvämt i soffan. För vill du verkligen att den ska förknippas med arbete? Troligtvis inte. Välj istället en arbetsplats som du kan lämna efter arbetsdagens slut. Kanske har du ett extrarum eller annat separat utrymme som du kan göra till ditt arbetsrum. Även när du vet med dig att du kommer arbeta hemma under en längre period kan det vara bra att hitta en arbetsplats där du kan göra dig hemmastadd och som du med gott samvete kan belamra med datorer och pappershögar – utan att behöva plocka undan efter dig vid arbetsdagens slut.

Lika viktigt som det är att skapa dig en arbetsplats där du kan arbeta effektivt och fritt från distraktioner, lika viktigt är det att du arbetar ergonomiskt! Bra ljus, bord i rätt höjd och en stol som ger ordentligt stöd för både rygg och ben är nödvändigt för att undvika belastningsskador. De flesta av oss har nog inte ett höj- och sänkbart skrivbord i våra hem. Här gäller det att vara kreativ och finna lösningar! Sällskapsspel, fotoalbum och böcker funkar utmärkt att placera under datorn för att få den i rätt höjd. Och vill du stå upp och arbeta? Strykbrädan fungerar fint fint som ståbord. 

Håll fast vid dina rutiner

Att jobba hemifrån en dag här eller där klarar vem som helst av, men för att orka i det långa loppet är det viktigt att du håller fast vid dina rutiner. Rutiner hjälper dig att komma igång med arbetsdagen och utan dem kan det vara svårt att få så mycket gjort som du skulle vilja. Fundera över hur du startar din dag på kontoret. Kanske hämtar du en kopp kaffe, sätter på radion på låg volym i bakgrunden samtidigt som du kollar mailen. Oavsett hur du brukar börjar din dag – börja på samma sätt hemma! 

Skapa även en rutin för när – och på vilket sätt – du ska jobba. Att bestämma vad som är din arbetstid respektive fritid är viktigt vid hemmajobb. För helt plötsligt tycker man det är roligt att dammsuga, diska och ta tag i den där tvätthögen som fyllt badrumsgolvet i veckor. Och vips har hela dagen gått och du har inte fått något arbete gjort. Börja dagen med att ge dig själv ett klockslag då du slutar jobba och har tid för alla tråkiga måsten som inte ska göras under arbetstid. 

Ta pauser! 

Precis som vi bör ta pauser i vårt arbete när vi befinner oss på kontoret, måste vi komma ihåg att ta pauser när vi jobbar hemma. Människan orkar i regel hålla sig koncentrerad i 45 – 60 minuter. Därefter behöver vi ta en paus för att låta hjärnan återhämta sig. Dessvärre är det sällan vi uppmärksammar kroppens signaler på att vi behöver ta en paus. Dels för att vi idag sitter i många och långa möten, dels för att vi har föreställningen om att en paus kostar oss tid. Men det räcker att ta en kort paus på 5 – 10 minuter för att hjärnan ska kunna ladda om. Hämta en kopp kaffe, kolla sociala medier, ta en nypa luft eller snicksnacka med en vän. Din kropp (och ditt jobb) kommer att tacka dig!

Digitala fikor, möten och avstämningar 

I en tid där allt fler arbetar på distans gäller det att hitta digitala lösningar för såväl videomöten och strategiskt viktiga möten som vardagskommunikation och avstämningar. Och låt oss inte glömma alla dessa viktiga fikor! En digital tre-fika med kollegorna ger er tillfälla att ses, kolla läget, känna närvaro och diskutera de där vardagliga frågorna som annars inte hinns med. Så utnyttja tekniken och alla de digitala verktyg vi idag har tillgång till för att skapa de bästa förutsättningarna för dig och dina kollegor. Nedan har vi listat några av våra favoriter som används flitigt i vår vardag.

  • Slack: Ett populärt chattverktyg för samarbete och vardagskommunikation. Det går att chatta en och en, eller flera i grupp och det finns möjlighet att skapa kanaler för olika ämnen, team och projekt.  
  • Teams: En helhetslösning som erbjuder olika funktioner för att bland annat kunna chatta, samarbeta, hålla onlinemöten, dela filer, delta i (video)samtal och skapa grupper – så kallade teams. 
  • Trello: En ”digital anslagstavla” för agila processer, planering och allmän ordning och reda.
  • Google Docs/Google Drive: Ett verktyg som samlar och strukturerar dokument där alla kan nå dem, och där man kan jobba tillsammans i realtid. 

Alla har olika behov

Människan har lätt att tro att alla delar samma åsikt och värdesätter tid på samma sätt. Men nej, så är det inte alltid. Alla har olika behov av stöd, gränser och att bli sedda samt hörda. Stäm därför av med dina kollegor och närmsta chef om vilka förväntningar som finns när ni arbetare på distans. Kan ni exempelvis ringa och maila varandra under lunchtid? Hur hanterar ni brådskande uppgifter? Och vilka regler gäller efter arbetsdagens slut? Att maila din kollega efter arbetstid kan kännas självklart för dig – men inte för din kollega.

Ett tips för att sätta gränser – både för dig och dina kollegor – är att inleda dagen med att ge dig själv ett klockslag för när du ska ska sluta jobba. Uppdatera dina kollegor att du är tillgänglig fram till det klockslaget och stäng vid arbetsdagens slut ner mailen och logga ur från alla aktiva kanaler ni har sinsemellan. På så vis signalerar du tydligt att du har checkat ut och är inte längre tillgänglig.